Dane osobowe podlegają szczególnej ochronie od momentu pozyskania, aż do usunięcia lub utylizacji. Dokumenty, które są nośnikami tych informacji, muszą być niszczone w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Sprawdź, na czym polegają usługi niszczenia i dlaczego zapewniają najwyższy stopień ochrony.
Na czym polega bezpieczne niszczenie dokumentów?
Bezpieczne niszczenie dokumentów to złożony proces. Jego efektem końcowym jest zutylizowanie danych w taki sposób, aby nie można ich było odtworzyć.
Korzystanie z usług zewnętrznych firm, specjalizujących się w zakresie niszczenia dokumentów, to dobre rozwiązanie. Pamiętaj jednak, że bardzo istotne jest tu przestrzeganie zasad dotyczących przenoszenia, przewożenia czy udostępniania akt, które finalnie trafią do niszczarki. Nie mogą mieć do nich dostępu osoby niepowołane, niedopuszczalne jest także nich zagubienie. Z tego też powodu dokumenty powinniśmy przewozić w szczelnie zamkniętych pojemnikach. Pracować z nimi mogą natomiast wyłącznie osoby upoważnione, które mają wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych.
Dla przykładu firma EkoAkta zapewnia wykonywanie usług tylko przez osoby posiadające stosowne uprawnienia i wiedzę, korzysta z systemu śledzenia GPS, podczas przewożenia dokumentacji, a także posiada sprzęt spełniający wszystkie wymagania prawne.
Jak może pomóc firma zewnętrzna?
Zapewnienie właściwej ochrony dokumentom zawierającym dane osobowe to prawdziwe wyzwanie. Problem mogą potęgować:
- liczne lokalizacje, filie i oddziały,
- brak odpowiedniego sprzętu niszczącego,
- brak sprzętu dostosowanego do niszczenia nośników danych elektronicznych,
- braki kadrowe.
Wtedy też z pomocą przychodzi firma niszcząca dokumenty. Jej głównym zadaniem jest oczywiście utylizacja danych zgodnie z zachowaniem procedur bezpieczeństwa. Jedyne, co musisz zrobisz, to wytypować dokumenty do zniszczenia. Pracownicy firmy zewnętrznej przejmą je na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a następnie zutylizują przy pomocy specjalistycznego sprzętu.
Niszczenie dokumentów Ekoakta odbywa się w systemie bezpiecznych pojemników, co zwiększa poziom ochrony danych. Pojemniki zabezpieczają również przed zgubieniem i kradzieżą.
Bezpieczne usługi niszczenia dla małych i dużych firm
Bez względu na to, jaka jest skala Twojej działalności, obowiązują Cię takie same przepisy w kontekście ochrony danych osobowych. Często zapominamy, że dotyczą one nie tylko bieżącego przetwarzania, ale również niszczenia dokumentów. Bezpieczeństwo danych osobowych pracowników, klientów, kontrahentów czy osób trzecich jest kwestią priorytetową.
Dlatego profesjonalne usługi niszczenia dokumentów są wsparciem nie tylko dla korporacji, które codziennie przetwarzają tysiące plików, ale również dla mniejszych firm. Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, ma obowiązek dbać o bezpieczeństwo informacji. Outsourcing tego procesu do wyspecjalizowanego partnera pozwala zyskać pewność, że cała procedura odbywa się zgodnie z wymogami prawa i najlepszymi praktykami.
Postaw na bezpieczeństwo swojej firmy. Skontaktuj się z zewnętrznym usługodawcą i sprawdź, jak może pomóc Ci w kompleksowym i bezpiecznym niszczeniu dokumentów – tak, abyś miał pewność, że Twoje dane są chronione od początku do końca.