Dane osobowe podlegają szczególnej ochronie od momentu pozyskania, aż do usunięcia lub utylizacji. Dokumenty, które są nośnikami tych informacji, muszą być niszczone w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Sprawdź, na czym polegają usługi niszczenia i dlaczego zapewniają najwyższy stopień ochrony.
Na czym polega bezpieczne niszczenie dokumentów?
Bezpieczne niszczenie dokumentów to złożony proces. Jego efektem końcowym jest zutylizowanie danych w taki sposób, aby nie można ich było odtworzyć. Ale bardzo istotne jest również przestrzeganie zasad dotyczących przenoszenia, przewożenia czy udostępniania akt, które finalnie trafią do niszczarki. Nie mogą mieć do nich dostępu osoby niepowołane, niedopuszczalne jest także nich zagubienie. Z tego też powodu dokumenty powinniśmy przewozić w szczelnie zamkniętych pojemnikach. Pracować z nimi mogą natomiast wyłącznie osoby upoważnione, które mają wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych.
Jak może pomóc firma zewnętrzna?
Zapewnienie właściwej ochrony dokumentom zawierającym dane osobowe to prawdziwe wyzwanie. Problem mogą potęgować:
- liczne lokalizacje, filie i oddziały,
- brak odpowiedniego sprzętu niszczącego,
- brak sprzętu dostosowanego do niszczenia nośników danych elektronicznych,
- braki kadrowe.
Wtedy też z pomocą przychodzi firma niszcząca dokumenty. Jej głównym zadaniem jest oczywiście utylizacja danych zgodnie z zachowaniem procedur bezpieczeństwa. Jedyne, co musisz zrobisz, to wytypować dokumenty do zniszczenia. Pracownicy firmy zewnętrznej przejmą je na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a następnie zutylizują przy pomocy specjalistycznego sprzętu.
Niszczenie dokumentów Ekoakta odbywa się w systemie bezpiecznych pojemników, co zwiększa poziom ochrony danych. Przechowywane są w zamkniętych pojemnikach, dzięki czemu nie mają do nich dostępu osoby trzecie. Pojemniki zabezpieczają również przed zgubieniem i kradzieżą.
Bezpieczne usługi niszczenia dla małych i dużych firm
Bez względu na to, jaka jest skala Twojej działalności, obowiązują Cię takie same przepisy w kontekście ochrony danych osobowych. Często zapominamy, że dotyczą one nie tylko bieżącego przetwarzania, ale również niszczenia dokumentów. Bezpieczeństwo danych osobowych pracowników, klientów, kontrahentów czy osób trzecich jest kwestią priorytetową. Jeśli nie posiadasz odpowiedniego sprzętu, nie zatrudniasz wykwalifikowanej kadry lub po prostu, nie masz czasu na to, by zająć się niszczeniem dokumentacji, możesz powierzyć ją profesjonalistom.
Co ważne, bezpieczeństwo niszczenia dokumentów trzeba zapewnić zarówno w przypadku utylizacji bieżącej, jak i czyszczenia archiwum. Nie ma też znaczenia, z jakiego okresu pochodzą dokumenty. W kontekście niszczenia stosujemy obowiązujące obecnie przepisy, które są restrykcyjne i nakładają na administratora danych liczne obowiązki. Łatwiej sprostać im z pomocą fachowców, którzy doskonale wiedzą, jak niszczyć dokumentację zawierającą dane osobowe.