Większość dokumentów procedowanych w firmach zawiera informacje chronione prawnie bądź know-how przedsiębiorstwa. Z tego też powodu wymagają przechowywania w taki sposób, aby nie doszło do przypadkowego wycieku danych. Jak zgodnie ze sztuką archiwizować dokumentację firmową?
Podstawowe zasady przechowywania dokumentów firmowych
Przechowywanie dokumentów firmowych powinno rozpocząć się od ich dokładnej segregacji. Należy przyporządkować je do jednej z kategorii: A lub B. Kategoria A obejmuje dokumenty przechowywane wieczyście, natomiast B – dokumenty przechowywane okresowo. Bardzo istotne jest ich odpowiednie katalogowanie, czyli oznaczenie w taki sposób, aby wiedzieć, gdzie szukać poszczególnych dokumentów oraz po jakim czasie można je zutylizować. Dokumentacja zawierająca dane chronione prawnie musi być przechowywana tak, aby osoby niepowołane nie miały do niej dostępu. Jednocześnie wszelkiego rodzaju dokumenty trzeba zabezpieczyć przed zniszczeniem czy utratą wartości wskutek upływu czasu. Z tego też powodu często skanuje się paragony czy innego rodzaju źródła, które po wyblaknięciu farby przestają mieć jakąkolwiek wartość.
Jak przechowywać dokumenty zgodnie z RODO?
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, choć nakłada na przedsiębiorców obowiązek zabezpieczenia danych przed wyciekiem, nie daje jednoznacznych odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób przechowywać dokumentację. Ustawodawca wskazuje jedynie na konieczność:
- zabezpieczenia dokumentów przed wprowadzeniem niedozwolonych zmian,
- uniemożliwienia dostępu do danych osobom nieupoważnionym,
- ochrony dokumentów przed zniszczeniem,
- wyznaczenia osoby/osób odpowiedzialnych za zarządzanie danymi.
Są to lakoniczne i mało precyzyjne zalecenia, dlatego każda firma powinna wprowadzić własne procedury dotyczące przechowywania dokumentów.
Dlaczego prawidłowe przechowywanie dokumentów jest tak istotne?
Żaden przedsiębiorca nie ma wątpliwości, że dokumenty należy procedować i przechowywać z należytą starannością. Za niedopełnienie obowiązków w tym zakresie grożą kary, w tym kara finansowa. Utrata ważnej dokumentacji naraża też firmę na innego typu problemy z realizacją czynności rutynowych. Mowa zwłaszcza o tych dokumentach, których uzyskanie kopii lub duplikatu jest bardzo trudne, a czasami niemożliwe. W przypadku kontroli organu państwowego przedsiębiorca ma obowiązek przedstawić konkretne dokumenty na żądanie kontrolera. Jeśli tego nie zrobi, jego zachowanie zostanie uznane za utrudnianie prowadzenia czynności, za co grozi kara finansowa.